자신이 근무하는 대학교에다 해외 파견 신청을 하려면 공식 초청장이 필요하다.
상대방 교수로부터 초청을 승낙한다는 내용이 담긴 이메일을 보내왔다 할지라도 공식적인 초청장을 받는 것이 중요하므로 이를 받기까지 상대방 교수와 몇 차례 이메일 교환이나 전화 통화가 이루어지게 된다.
공식 초청장은 교수 개인 명의로 보내오는 경우도 있지만 보통 그 교수가 속한 학과에서 공식 초청장을 만들어 보내오게 된다.
그렇기 때문에 해당 학과 소속 교수들의 동의를 얻어 공식 초청장을 만든 다음 이를 보내오기 까지 상당한 시일이 걸릴 수도 있다. 초청장 발급과 관련하여 그 교수의 비서나 학과 조교랑 이메일을 몇 번 주고 받게 되는 것이 보통이다.
내 경우에는 초청장 본문에 담을 파견 기간에 대해 다시 물어왔는데 차후 파견 연장(본인 소속 대학교에서는 6개월 연장 가능함)을 고려해서 1년 6개월 체류할 것임을 조교에게 알려줬다.
다음에 얘기할 DS-2019 발급 시에도 해당되므로 파견 연장 계획이 있는 경우에는 파견 연장까지 고려해서 체류 기간을 알려주는 것이 좋은 것 같다.
이는 처음 초청 요구 메일을 보낼 때에도 본문 속에 체류 기간을 파견 연장이 고려된 일정으로 명시하도록 하여 초청장 발급 시에 갑작스런 일정 변동이 발생하지 않도록 하는 것이 좋겠다.
파견 연장을 미리 고려한 경우에는 파견기간 1년 종료 후에 6개월 연장을 위해서는 자신이 근무하는 학교에다 파견 연장 신청서만 내면 된다. 이러한 파견 연장 규정은 대학 마다 다르므로 본인이 근무하는 대학의 규정을 참고 바란다.
혹시라도 파견 연장을 안 할 경우에는 자신의 초청 교수에게 사정이 생겨 조기 귀국을 해야 하는 당위성을 말하고 양해를 구하면 될 것이다. 그렇지 않은 경우에는 6개월 연장에 대해 초청 교수에게 승낙을 다시 받아내야 하고, 이에 따라 다시 DS-2019를 발급받아야 하는 번거로움이 따른다.
다행히 초청교수가 6개월 연장을 승인해주면 좋겠지만 그렇지 않다면 파견 연장을 포기하거나 다른 대학교와 파견 연장을 접촉해야 할 것이고, 심지어 6개월 파견 연장을 위해 다른 도시로 이사를 하는 고생도 감수해야 할 것이다.
초청장은 PDF 파일 형태로 만들어 이메일에 첨부해서 보내오게 되는 게 요즘 추세인 것 같다. 팩스로 수신하거나 직접 우편물로 수신하는 경우도 있다.
아래 스캔 파일은 미국 플로리다대학교 전기 및 컴퓨터공학과(ECE)에서 본인에게 보내 온 공식 초청장이므로 참고 바란다.
