미국 파견을 위해서는 미국 대사관에서 J 비자(문화 교류 비자)를 발급받아야 하는데 이를 위해서 가장 중요한 서류가 미국 이민국의 SEVIS 시스템에서 발급하는 DS-2019 이다.
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The Student and Exchange Visitor Information System (SEVIS) is a web-accessible database used by the Department of Homeland Security to collect, track and monitor information regarding exchange visitors, international students and scholars who enter the United States of F, M or J visas.
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미국 영주권자나 시민권자 만이 SEVIS 웹사이트에 접근하여 DS-2019를 발급받을 수 있기 때문에 자신을 초청하려는 대학교에서 이를 발급해 우편으로 보내주길 기다려야 한다.
공식적인 초청장을 보내오고 난 이후에 현지 대학교의 조교나 비서로 부터 DS-2019 발급에 따른 방문자 인적사항 요청 이메일이 오지 않으면 자신이 먼저 현지 대학교의 비서나 조교에게 DS-2019를 보내달라는 메일을 보내도 좋다.
DS-2019 발급을 위한 본인과 동반가족의 인적사항을 요청하는 이메일을 받게 되면, 영문 성과 이름, 출생도시, 국적, 생년월일, 체류기간 정보를 동반 가족 각각에 대해 적어 보내주면 된다. 영문 이름이 여권상의 영문 이름과 틀리지 않도록 주의해야 한다.
적게는 2~3주에서 길게는 1달 이상의 시일이 소요될 수도 있으므로 공식 초청장을 받고 난 직후에 바로 DS-2019를 발급받기 위한 과정에 들어가면 좋다.
공식 초청장을 보내오기 전에 DS-2019 발급을 요청하는 것은 실례일 듯 싶다. 현지 학과장의 서명이 담긴 공식 초청장 발급을 위해 현지 학과에서는 학과 회의를 거쳐 학과 소속 교수들의 동의를 얻어야 하기 때문에 이 단계에서 초청이 거절될 가능성도 배제할 수 없다. 따라서 공식 초청장이 발급되기 이전에 DS-2019 발급 요청을 안하는 것이 좋을 듯 하다.
가급적 공식 초청장 -> DS-2019의 단계별 수순을 밟도록 하라.
DS-2019 발급하여 우편으로 보내주기 전에 PDF 파일이나 팩스로 사본을 먼저 보내줄 것을 요청하기 바란다. 이는 DS-2019상에 동반 가족의 영문 이름이나 생년월일에 오타가 있는지를 미리 체크하기 위함이다.
만약 오타가 있는 상태에서 DS-2019 원본을 수령했다면 다시 수정 발급해서 우편으로 보내달라고 해야 하므로 상당한 시일이 또 다시 필요해지기 때문에 출국이 임박한 상태에서는 초조해질 수 밖에 없다. 명심하기 바란다.